⚡ Non è una semplice segreteria
Qui farai gestione attiva dei pazienti: telefonate per conferme, follow-up per riattivare chi non viene da tempo, gestione pagamenti, fatture, liste d'attesa, risposte ai commenti Facebook. Il 40% del tuo tempo sarai al telefono. Il resto sarà CRM, fatture, organizzazione agenda e social media.
Se pensi che "segreteria" = stare alla reception tranquilla a rispondere telefoni, STOP. Non è il ruolo per te.
Se ami stare al telefono, convincere pazienti a mantenere appuntamenti, seguire follow-up e vedi il tuo lavoro trasformarsi in pazienti che tornano – continua a leggere.
📞 Cosa farai ogni giorno
📞 Telefono (40% del tempo)
Non è opzionale. Non è "qualche volta". È il 40% della tua giornata lavorativa.
- Chiami pazienti per confermare igieni (3 giorni prima dell'appuntamento)
- Riattivi pazienti che non tornano da 6-12 mesi
- Chiami chi ha disdetto per convincerlo a mantenere l'appuntamento
- Chiami per riscuotere pagamenti arretrati
- Gestisci obiezioni: "Sì ma costa troppo", "Non ho tempo", "Mi ha fatto male"
- Quando il paziente dice "No", non accetti il "No" – trovi una soluzione
💰 Fatture e pagamenti (25% del tempo)
- Generi fatture ogni giorno (controlli numerazione, dettagli, importi)
- Segui pagamenti: chi ha pagato, chi no, chi deve finanziamenti
- Aggiornamenti continuati sul gestionale con note precise
- Controllo liste d'attesa per riempire buchi in agenda
- Gestisci abbonamenti igiene (rinnovi, controlli, comunicazioni)
📋 Agenda e organizzazione (25% del tempo)
- Mantieni agenda pulita e piena: riempi buchi con pazienti da lista d'attesa
- Aggiorna gestionale con note precise su ogni paziente (cosa ha detto, quando richiamare, preferenze orario)
- Segui piani di cura: paziente ha promesso di fare igiene? Verifichi che la faccia
- Gestisci disdette: se qualcuno si ritira, trovi sostituto da lista d'attesa
- Risposta a messaggi WhatsApp in modo professionale e veloce
📱 Social Media & Commenti Facebook (10% del tempo)
- Controllo commenti Facebook ogni mattina e pomeriggio
- Risposte rapide e professionali (max 30 minuti) a ogni commento
- Qualificazione lead – Capisci se è una domanda o una vera richiesta di appuntamento
- Trasformazione in appuntamento – Da commento a prenotazione confermata è tuo compito
- Risposta a messaggi privati su Facebook
⚠️ Ricorda: Il tuo lavoro impatta direttamente quanti pazienti vengono e quanti tornano.
Paziente non confermato? Manca un appuntamento.
Nota imprecisa? Follow-up saltato → paziente perso.
Commento Facebook non risposto? Lead persa.
📱 Gestione commenti Facebook (parte CRITICA)
I commenti Facebook non sono "extra" – sono lead dirette che arrivano gratis. Quando qualcuno commenta un post dello studio, sta dicendo "Sono interessato/a". Se non rispondi bene, quella lead muore.
Come funziona la gestione dei commenti
- Controllo ogni mattina (ore 9:00) – Prima di iniziare il lavoro
- Controllo ogni pomeriggio (ore 15:00) – Nel mezzo della giornata
- Risposte entro 30 minuti – Non lasciare commenti in sospeso
- Risposte professionali ma calde – Sembri una persona, non un bot
🎯 Esempio di gestione commento:
Paziente commenta: "Mi interessa l'igiene indolore. Quanto costa?"
Tu rispondi: "Ciao! 😊 Perfetto, l'igiene indolore è fantastica e completamente indolore. Il costo è €90 a seduta, oppure puoi approfittare dell'abbonamento a €140/anno per 2 sedute. Preferisci una visita conoscitiva? Ti mando il link per prenotare un orario che ti conviene! ☺️"
→ Risultato: Da commento è diventato un appuntamento prenotato.
Risposte pre-scritte per commenti comuni
Domanda: "Quanto costa l'igiene?"
"Ciao! 😊 L'igiene dentale costa €[prezzo] a seduta. Se la fai regolarmente, il nostro abbonamento (€[prezzo]/anno per 2 sedute) te la fa pagare meno e risparmi sui controlli. Vuoi prenotare? 📅"
Domanda: "Avete disponibilità questa settimana?"
"Ciao! Sì, abbiamo disponibilità! 🎯 Qual è il giorno e l'orario che ti conviene? Ti basta scrivere qui o puoi prenotare direttamente dal nostro sito: [link]. Quale servizio ti interessa?"
Domanda: "Mi fa male un dente, è urgente?"
"Ciao! Mi spiace sentirti male 😔 Per problemi urgenti, ti conviene chiamarci direttamente al [numero] così vediamo se c'è uno slot in giornata. Oppure scrivici qui i dettagli e ti faremo sapere velocemente! 📞"
Protocol di follow-up
Se il paziente commenta ma NON clicca il link
- Aspetta 2 ore
- Se non ha cliccato → riscrivi il link in un nuovo commento ("Ecco il link per prenotare: ...")
- Se ancora non clicca → scrivi in privato (Messenger): "Ciao [Nome], abbiamo visto che sei interessato/a. Hai dubbi? Ti aiuto volentieri!"
- Se dopo 24h non risponde → passa a live call (chiama dal numero dello studio)
Se il paziente prenota da Facebook
- Scrivi subito un commento: "Perfetto [Nome]! Ti aspettiamo il [data/ora]. Se hai dubbi, scrivi pure! 😊"
- Aggiungi il contatto al CRM con nota: "Acquired from Facebook comment on [post]"
- Invia WhatsApp di conferma 24h prima (come tutti gli altri pazienti)
✅ Chi cerchiamo (carattere & skill)
Carattere
- Proattivo/a: Quando vedi un buco in agenda, non aspetti – chiami dalla lista d'attesa
- Empatico/a ma rigido/a: Capisci la frustrazione del paziente, ma non ti fai scappare un pagamento
- Preciso/a: Fatture, note, nomi pazienti – tutto deve essere esatto
- Resiliente: Quando 3 pazienti disdono nello stesso giorno, tu non deprimi – trovi soluzioni
- Intelligente: Capisci il sistema velocemente e suggerisci miglioramenti
- Socievole online: Sai stare bene su social, rispondi come una persona (non un bot), sei cordiale
Esperienza richiesta
- Segreteria/Reception in sanitario: 3+ anni (obbligatorio)
- Esperienza con gestionale/CRM (qualsiasi tipo)
- Esperienza in studio dentistico è un bonus, ma non obbligatorio
Skill digitali
- Google Workspace: Gmail, Sheets, Docs (livello intermedio)
- Gestionale/CRM: Non servono 10 anni, ma devi saperlo usare bene
- WhatsApp: Comunicazione rapida e professionale
- Facebook: Saper rispondere ai commenti in modo naturale, professionale e commerciale
- Italiano perfetto: Scritto e parlato (fondamentale per telefono)
- Patente + auto: Sei ad Ancona o puoi raggiungerci facilmente
Test del "sei la persona giusta?"
Rispondi "Sì" a TUTTE queste domande?
- Amo stare al telefono (o almeno non lo temo)
- Quando qualcuno mi dice "No", non rinuncio subito – cerco una soluzione
- I dettagli (fatture, numeri, note) non mi annoiano
- Capisco che il mio lavoro impatta quanti pazienti tornano
- Sono disposto/a a imparare da chi sa più di me
- Non scappo quando il primo mese è un po' caotico
- So stare bene su Facebook e mi piace rispondere ai messaggi
Se SÌ a tutte → Candidati
❌ Chi NON deve candidarsi
- Se pensi che "segreteria" = stare alla reception tranquilla
- Se il telefono ti stresa o lo eviti
- Se quando un paziente dice "No" tu accetti il "No"
- Se preferisci un lavoro dove entri, fai le tue cose, esci
- Se non ami i dettagli e la precisione
- Se pensi che il lavoro sia solo "accoglienza e fatture"
- Se non reggi feedback frequente e continui miglioramenti
- Se cerchi un lavoro "facile e tranquillo"
- Se non sai o non ami stare sui social media
Meglio dirlo ora che dopo 1 mese. Grazie della comprensione.
💰 Retribuzione & Benefit
Compenso competitivo
- Fisso in linea con il mercato di Ancona (dipende da esperienza e skills)
- Bonus legati a risultati concreti: pazienti riattivati, preventivi confermati, nuovi abbonamenti, lead da Facebook convertite
Cosa offriamo
- Formazione strutturata: script telefonici, template messaggi, playbook operativi
- Supporto continuo da clinic manager durante prime settimane
- Strumenti digitali e formazione su AI per automazioni
- Accesso a dashboard e report in tempo reale per monitorare il tuo lavoro
📅 Tipo di contratto & Orario
- Tempo pieno 40 ore/settimana, in presenza ad Ancona
- Orario: Prevalentemente diurno, con flessibilità su alcune fasce orarie
- Periodo di prova: Primo mese intenso (affiancamento continuo)
- Dopo il primo mese: Se va bene, valutazione per contratto stabile
🎯 Come funziona la selezione
Step 1 – Form online (5 minuti)
Rispondi alle domande aperte. Vogliamo capire come pensi, non cerchiamo risposte "perfette".
⚠️ IMPORTANTE: Nel form vedrai un VIDEO esplicativo di 3 minuti che spiega esattamente cosa significa lavorare in questo ruolo. Guardalo attentamente.
Step 2 – Call di screening (10 minuti)
Se passi il form, ti chiameremo per una breve conversazione su telefono, follow-up e gestione obiezioni.
Step 3 – Prova in studio (3 ore)
Vedrai in pratica come funziona il ruolo. Farai alcuni compiti reali per capire se davvero reggi il carico.
Step 4 – Feedback & Decisione (STESSO GIORNO)
Non ti lasciamo in sospeso. Entro sera stessa sai se continui o no.
⚠️ Attenzione: La prova NON è artificiale. Se durante la prova pensi "Questo non fa per me" – dilo subito, non è un problema. Meglio capirlo dopo 3 ore che dopo 1 mese.
📋 Processi di lavoro (quello che imparerai)
Questi sono i processi che seguiamo ogni giorno. Nel primo mese imparerai questi flussi passo dopo passo.
Priorità giornaliere (da fare quando entri in studio)
⏰ Mattina – Prime azioni (prima di qualsiasi altro)
- Controllo commenti Facebook – Rispondi a tutti i nuovi commenti (ore 9:00)
- Controllo disdette dell'ultimo minuto – Email e WhatsApp per cancellazioni notturne
- Preparazione fatture del giorno – Verifica numerazione, importi, dettagli pazienti
- Conferma telefonica igieni – Chiami pazienti con igiene nei prossimi 7 giorni
- Controllo appuntamenti 2-3 giorni dopo – Verifichi che abbiano confermato
- Controllo pagamenti pendenti – Verifichi chi deve ancora pagare
- Controllo calendario a 7 giorni – Cerchi buchi da riempire con lista d'attesa
- Ricontatti pazienti assenti da tempo – Pazienti che non fanno igiene da 6+ mesi
Gestione pazienti e relazioni
📞 Conferme appuntamenti
- 7 giorni prima: invia WhatsApp automatico al paziente per conferma
- Paziente risponde via WhatsApp → tu registri "CONFERMATO"
- Se paziente NON risponde: 2 giorni prima lo chiami per verificare
- Se paziente dice "No": segui il protocollo "Gestione disdette"
🔄 Gestione disdette
- Paziente disdice → tu chiami per capire il motivo
- Motivo: mancanza di tempo? → Proponi altri orari
- Motivo: paura? → Spiega i benefici, tranquillizza
- Motivo: economico? → Parla di finanziamenti
- Se comunque disdice → mettilo in lista d'attesa
- Documenta sempre cosa ti ha detto il paziente
💤 Riattivazione pazienti assenti da tempo
- Cerchi pazienti con "ultima visita > 6 mesi"
- Selezioni 5-10 pazienti al giorno
- Chiami con script: "Ciao [Nome], è da un po' che non veniamo a vederti. Come stai? Vogliamo farti una promo igiene"
- Se dicono "Sì" → aggiorna agenda
- Se dicono "No" → chiedi il motivo e rimani di sentimento
- Documenta sempre il risultato
Gestione fatture e pagamenti
💵 Creazione fatture
- Numero progressivo (es: FATTURA-001)
- Data: giorno della prestazione
- Paziente: nome + cognome esatto
- Prestazione: descrizione precisa
- Importo: verifichi 2 volte
- Pagamento: "Pagato" o "In sospeso"
📊 Controllo pagamenti
- Ogni mattina: controlli chi ha fatture "In sospeso"
- Se sospeso < 7 giorni: non fare nulla
- Se sospeso 7-14 giorni: invia reminder via WhatsApp
- Se sospeso > 14 giorni: chiama direttamente
- Se paziente ha problemi: proponi finanziamento
- Documenta sempre l'esito
Gestione comunicazioni
💬 Note e aggiornamenti
- Dopo ogni telefonica: scrivi nota in gestionale
- Nota deve contenere: data, argomento, cosa ha detto il paziente, cosa hai promesso, prossimo follow-up
- Questo non è opzionale: una nota imprecisa = follow-up saltato
📱 Gestione WhatsApp & Facebook
- WhatsApp: controlli ogni 2 ore durante l'orario di lavoro
- Facebook commenti: controlli ore 9:00 AM e ore 15:00 PM
- Facebook messaggi privati: controlli ogni 2 ore
- Risposte: sempre professionali, cordiali, rapide (max 30 min)
- Se è domanda su prezzo/disponibilità: rispondi tu
- Se è domanda medica: trasferisci a Dr.ssa
- Tutti i messaggi vanno documentati su CRM
📅 Cosa aspettarsi nel primo mese
Sarà intenso. Ma è strutturato e supportato.
Settimana 1: Osservazione + Affiancamento
- Stai con Fiorenza (clinic manager) tutte le 8 ore
- Osservi i processi e fai domande
- Errori: sono OK, è il momento di imparare
Settimana 2: Inizi a fare (con supervisione)
- Fiorenza ti dà compiti con supporto diretto
- Tu lo fai, lei è lì, ti supporta
- Feedback immediato
Settimana 3-4: Semi-autonomia
- Tu fai le priorità giornaliere + call + gestionale + fatture + Facebook
- Fiorenza controlla il tuo lavoro
- Ma non è lì tutto il tempo
Fine mese 1: Review insieme
- Feedback: dove sei brava/o, dove puoi migliorare
- Decidiamo insieme se continui
🎯 Supporto continuo:
- Ogni mercoledì alle 11:00 AM: call con te + Fiorenza + Anna. Porti dubbi e domande.
- Domande urgenti: Fiorenza risponde lo stesso giorno
- Video + guide per tutti i processi (non impari "al volo")
- Template e script per WhatsApp, email, Facebook (non scrivi da zero)
⚙️ Automazioni & Strumenti (il tuo lavoro sarà più smart)
Non devi fare tutto manualmente. Usiamo strumenti che automatizzano le cose ripetitive, così tu puoi concentrarti su quello che importa: relazioni, conversioni e problem solving. Ecco cosa è automatico e cosa rimane umano.
Automazioni già in piedi
📱 WhatsApp Automatici
- Conferma appuntamento 3 giorni prima: Automatico via WhatsApp con link per confermare
- Reminder igiene: Automatico 7 giorni prima
- Invio fattura: Automatico subito dopo la visita
- Reminder pagamento: Automatico se fattura in sospeso da 14 giorni
- Tu fai: Rispondi ai messaggi che arrivano, segui chi non risponde, follow-up personalizzato
📧 Email Automatiche
- Benvenuto nuovo paziente: Automatico dopo prima visita
- Reminder newsletter: Automatico 1x settimana
- Report pagamenti non effettuati: Automatico ogni lunedì mattina
- Tu fai: Segui gli "edge cases" (chi non ha risposto, chi ha problemi), personalizza comunicazioni
📊 Report & Dashboard Automatici
- Dashboard CRM: Ti mostra in tempo reale chi deve essere contattato, chi ha confermato, chi ha disdetto
- Report pagamenti: Chi deve ancora pagare, chi è in ritardo, totale incassato giornaliero
- Report disdette: Quanti appuntamenti sono stati cancellati, motivi principali
- Report lista d'attesa: Quanti pazienti aspettano, orari preferiti
- Tu fai: Leggi i dati ogni mattina e prioritizzi le azioni in base a quello che vedi
🤖 AI per Template & Script
- Usiamo AI per generare: Template messaggi WhatsApp, script telefonici, risposte ai commenti Facebook
- Tu personalizzi e invii: L'AI suggerisce, tu leggi, adatti al paziente specifico, e poi invii
- Guadagni tempo: Non scrivi da zero ogni volta, adapti ciò che l'AI ha generato
- Mantieni il tocco umano: Ogni messaggio rimane personalizzato e caldo
Quello che NON è automatico (e non lo sarà mai)
- Telefonate ai pazienti: Qui serve empatia umana, non bot. Tu sentirai la voce, capirai il tono, adatterai il messaggio
- Follow-up personalizzati: Devi capire il paziente e adattarti a lui. Ogni persona è diversa
- Gestione disdette: Quando un paziente disdice, serve il tuo istinto e la tua capacità di problem solving
- Relazioni difficili: Quando un paziente è arrabbiato, serve la tua capacità di ascolto e di trovare soluzioni
- Commenti Facebook: Devi leggere il commento, capire cosa vuole davvero il paziente, rispondere in modo caldo e naturale (non da bot)
📞 Contatti dello studio
Studio Dentistico Dr.ssa Anna Ascoli
- 📍 Ancona, Italia
- ☎️ Telefono: +39 333 88 121 77 (non chiamare per candidature)
- 🌐 Sito: dentistaancona.com
Pronto/a a candidarti?
Se hai risposto "Sì" a tutte le domande della sezione "Test del sei la persona giusta?" – compila il form qui sotto.
🎬 IMPORTANTE: Nel form troverai un VIDEO di 3 minuti che spiega esattamente cosa significa lavorare in questo ruolo, cosa farai nel primo giorno, come funzionano le automazioni, e come organizziamo il lavoro.
Guardalo attentamente prima di rispondere alle domande. Non saltare il video!
Il form prende 5-8 minuti. Rispondi con sincerità.